Spotkanie zagaił przewodniczący SOPiZ Marek Zawilski, witając przybyłych gości, wśród których byli :
Henryk Brancewicz - prezes PTMA, Kraków
Mieczysław Borkowski - dyrektor planetarium i obserwatorium, Łódź
Leszek Benedyktowicz, Janusz Ślusarczyk - Kraków
Wojciech Burzyński - Białystok
Roman Fangor, Janusz Wiland - Warszawa
Sławomir Kruczkowski - Gdańsk
Paweł Maksym - Łódź
Większość z gości to osoby wybrane w Przysietnicy na wiceprzewodniczących SOPiZ. Na wstępie omówiono zagadnienia organizacyjne. Zgodzono się, że winien wrócić temat opracowania regulaminu Sekcji, który, aczkolwiek nie jest formalnie konieczny, to czasami bywa przydatny, regulując chociażby sprawy przynależności członków, ich praw i obowiązków. M.Zawilski zaofiarował się odnaleźć projekt regulaminu sprzed 14 lat, przepisać go i rozesłać do oceny wszystkim obecnym członkom SOPiZ.
Sprawa zbierania składek wygląda bardzo źle. Wpływy te są często znacznie opóźnione lub nie ma ich wcale. Uzgodniono, że wraz z ostatnimi "Materiałami SOPiZ" w każdym roku będzie rozsyłane zawiadomienie do osób, które nie mają uregulowanej składki o wstrzymaniu wysyłki czasopisma począwszy od następnego numeru, w razie braku natychmiastowego opłacenia składki. Składki będą wpłacane na dotychczasowych zasadach, tj. na konto PTMA, zalecane najlepiej ze składką roczna PTMA. Osoby, które wpłaciły składkę w inny sposób powinny o tym informować kol.Benedyktowicza.
Dr Brancewicz przypomniał o konieczności złożenia wniosków finansowych na rok następny. PTMA co rok występuje w terminie do 30 listopada o dotacje do Komitetu Badań naukowych, w związku z tym wnioski z SOPiZ winny spłynąć do niego w nieprzekraczalnym terminie 10 listopada. W grę wchodzi zakup przyrządów oraz dofinansowanie wydawania "Materiałów", ale nie wydatki na inwestycje. Być może uda się dofinansować kolejną Konferencję SOPiZ. Tematem głównym zgłaszanym do KBN pozostają "obserwacje obiektów i zjawisk astronomicznych jako służba na rzecz astronomii". Co rok PTMA udawało się wspomagać SOPiZ finansowo, głównie w zakresie wydawnictw oraz zakupu nowych typów kamer CCD. Formalnie jednak każde dofinansowanie musi się opierać na co najmniej 25-50% wkładzie własnym starającego się.
M.Zawilski poddał krytyce fakt nagminnego spóźniania się z raportami rocznymi przez niektórych obserwatorów. Raport zbiorczy za rok 2002 dotąd nie został wysłany, jednak czekać już dalej nie można. Jeśli ktoś nie wykonał obserwacji (a dotąd raporty nadsyłał), powinien o tym również zawiadomić. Niekorzystną sprawa było niewysłanie dotąd do "Uranii" sprawozdania z Konferencji w Przysietnicy. Należy to zrobić niezwłocznie.
M.Zawilski poruszył sprawę rekrutacji nowych członków. Uznano, że najlepszą metoda jest tu właściwa opieka nad zgłaszającymi się młodymi i chętnymi ludźmi, natomiast nie należy specjalnie liczyć na osoby od wielu lat posiadające dobre teleskopy, ale nie mających ochoty zająć się czymś poważniejszym, niż okresowe oglądanie obiektów niebieskich.
Jak zwykle dyskutowana była sprawa rodzaju prowadzonych obserwacji i używanego do tego celu sprzętu. Zgodzono się, że nie można zaprzestać obserwacji wizualnych, choćby z uwagi na ceny oprzyrządowania do rejestracji elektronicznej, a także na fakt zniechęcania się młodych członków na samym początku w razie niemożności przekroczenia bariery sprzętowej. Ponadto obserwacje wizualne mogą mieć nadal znaczenie w przypadku niektórych obserwacji, a także być "alternatywą ratunkową" w razie awarii sprzętu elektronicznego. Nie bez znaczenia jest też walor estetyczny obserwacji wizualnych. Dyskutowano też walory kamer internetowych, mogących służyć do obserwacji zjawisk zakryciowych w połączeniu z komputerem, w porównaniu do standardu dotychczasowego kamer z magnetowidem i inserterem. Temat wymaga dalszych studiów, eksperymentowania i porównań, w tym zdobycia odpowiedniego oprogramowania. Z drugiej strony, musimy doskonalić bazę sprzętową z uwagi na konieczność włączenia się do ambitniejszych programów obserwacyjnych IOTA i uzyskiwania wiarygodnych wyników zjawisk, gdy oko staje się zawodne lub niedoskonałe - słabe gwiazdy, dłuższe śledzenie obiektu (zjawiska asteroidalne), akcje międzynarodowe z użyciem najlepszego sprzętu, możliwość sięgnięcia po inne klasy zjawisk (rejestracja zmian blasku zakrywanych obiektów).
P.Maksym krótko omówił nasz udział w ESOP-22 w Trebur i przedstawił serię zdjęć z imprezy. S.Kruczkowski poinformował o dalszym pozytywnym rozwoju projektu HEWELIANUM w Gdańsku (jest szansa ukończenia kompleksu w r.2008) i spodziewanej roli programów obserwacyjnych w tym przedsięwzięciu.
Następnie uściślono zakres obowiązków wiceprzewodniczących. I tak zadania rozdzielono w sposób następujący :
Leszek Benedyktowicz - wzorce służby czasu, kontakty z Biurem ZG PTMA (w tym kontrola składek)
Paweł Maksym - zakrycia planetoidalne, analizy wyników pomiarów GPS
Janusz Wiland, Roman Fangor - przyrządy optyczne, programy komputerowe, aplikacyjna strona służby czasu
Sławomir Kruczkowski - rozwój technik obserwacyjnych
Wojciech Burzyński - zakrycia brzegowe
Kol.Burzyński przyjął propozycję dokooptowania do składu kierownictwa SOPiZ i odtąd będzie się zajmował zbieraniem wyników obserwacji zakryć brzegowych oraz ich kodowaniem, wstępnym opracowaniem i wysyłką do M.Somy.
Ustalono, że następna XXIII Konferencja SOPiZ odbędzie się w planetarium w Toruniu w dniach 26,27 i 28 maja 2004 r., a do uzgodnienia szczegółów na miejscu zobowiązano kol. S.Kruczkowskiego. Dr Brancewicz po raz kolejny podjął wagę sprawy zapraszania na konferencje wybranych astronomów zawodowych.Sprawa współrzędnych miejsc obserwacji wymaga aktualizacji. Ustalono, że od r.2004 SOPiZ powinna przejść na system WGS-84. Zostanie sporządzona lista nowych współrzędnych istniejących punktów obserwacyjnych oraz zostaną przeprowadzone pomiary uzupełniające. Kol.Benedyktowicz poinformował o możliwości zakupu elektronicznej mapy Polski. P.Maksym zobowiązał się do rozeznania walorów tego oprogramowania, wytwarzanego zresztą w Łodzi.
Omówiono także najbliższe zjawiska astronomiczne, w tym zakrycie brzegowe 20 października na płd. od Bydgoszczy. Rozważyć należy wstępnie możliwość wyjazdu na zaćmienia Słońca : obrączkowe w r.2005 do Hiszpanii i całkowite w r.2006 (Libia, Turcja lub wsch. Ukraina). Istnieje tez projekt przeniesienia internetowych stron PTMA na stronę "astronomia.pl". O rozeznanie warunków i celowości tej akcji poproszono kol. J.Wilanda.